Comment passer les barrages des secrétaires quand on est chasseur de têtes ?

Si tu es consultant en recrutement, tu le sais : décrocher un appel avec un décideur, c'est parfois une épreuve. Tu as identifié le bon contact, mais il est systématiquement filtré par son assistante, son office manager, ou une secrétaire formée pour "ne pas déranger inutilement". Bref : le barrage téléphonique.

Plutôt que de t'acharner ou de te heurter frontalement, il faut comprendre comment fonctionnent ces barrages téléphoniques, et surtout comment les contourner intelligemment. Car oui, il y a des techniques pour parler à la bonne personne. On t'apprend même les techniques de cold call dans notre formation pour consultant en recrutement !

Pourquoi les secrétaires font-elles barrage ?

D'abord, mets-toi à leur place : leur rôle est de protéger le temps de leur manager ou dirigeant. Elles reçoivent des dizaines d'appels par semaine de commerciaux, de fournisseurs, ou de cabinets. Leur réflexe est donc de filtrer tout ce qui ne semble pas prioritaire.

Voici ce que les secrétaires cherchent généralement à éviter :

• Les appels non sollicités
• Les discussions non urgentes
• Les profils flous ("je voulais juste échanger un instant…")
• Les interlocuteurs peu crédibles ou trop insistants

Donc, si tu veux passer, il va falloir inspirer confiance, montrer que tu es légitime, et que ton appel a une vraie valeur ajoutée.

3 exemples de barrages classiques… et comment les contourner

Situation 1 : "Il n'est pas disponible, je peux lui transmettre votre message ?"

C'est le barrage classique. Si tu réponds "non merci, je rappellerai", tu es grillé.

Réponse possible :

"Oui bien sûr. Je me permets de vous laisser mes coordonnées, mais il serait plus pertinent que je puisse lui exposer directement la nature de l'appel, c'est très spécifique à son périmètre de décision."

Astuce : mentionne le secteur d'activité, une connaissance commune ou une actualité de l'entreprise pour montrer que tu ne sors pas de nulle part.

Situation 2 : "C'est à quel sujet ?"

Si tu réponds "je suis chasseur de têtes", c'est terminé. Le mot est souvent associé à une tentative de débauchage ou à une démarche commerciale.

Réponse possible :

"Je travaille sur une mission confidentielle dans votre secteur et j'aurais besoin d'échanger brièvement avec M. X sur un sujet lié à son expertise. Cela ne prendra que deux minutes."

Tu peux aussi tout simplement dire « C'est personnel », certaines secrétaires ressentent un malaise à l'idée de demander plus de détails.

Astuce : utilise des mots-clés comme "confidentiel", "mission en cours", ou "échange ciblé". Cela renforce la légitimité sans trop en dire.

Situation 3 : "Envoyez-lui un mail, il vous rappellera si besoin."

C'est une façon élégante de t'écarter. Le mail sera rarement lu, ou classé dans les messages "à traiter un jour".

Réponse possible :

"Je comprends, mais j'évite de surcharger sa boîte mail inutilement. Il s'agit d'un sujet qui mérite un rapide échange oral pour voir si cela peut l'intéresser."

Astuce : ne t'éternise pas. Propose un créneau concret :

"Je peux le rappeler demain matin à 9h30 ou 10h, lequel lui conviendrait mieux ?"

6 conseils pour passer les barrages des secrétaires plus facilement

• Sois direct, mais respectueux : ne tourne pas autour du pot. Tu n'as que quelques secondes pour faire bonne impression. Montre que tu es pro, sans agressivité ni insistance déplacée.
• Prépare ton intro comme un pitch : aie une phrase claire et impactante : "Je suis mandaté sur une mission confidentielle pour un acteur de votre secteur. M. X est une personne clé sur ce sujet."
• Personnalise au maximum : utilise des éléments précis comme le nom du département, le titre du décideur, une actualité récente de l'entreprise. Plus tu es "dans le contexte", plus tu inspires confiance.
• Change d'angle si ça bloque : si l'entrée frontale ne fonctionne pas, teste d'autres services (RH, direction technique…) ou rappelle à un autre moment (début ou fin de journée).
• Crée une routine de relance : note les horaires de décrochage, les prénoms des assistants, les moments où l'agenda est plus souple. Le 3e appel est souvent le bon.
• Sois toujours professionnel avec la secrétaire : elle peut devenir ton alliée si tu es respectueux, clair et transparent. Elle te rappellera si tu la traites comme une pro — pas comme un mur à contourner.

Et si tu ne passes toujours pas ?

Parfois, malgré tes efforts, le barrage reste hermétique. Dans ce cas :

• Travaille ton approche via LinkedIn : message personnalisé, contenu partagé, mise en relation indirecte
• Identifie une connaissance commune pour une mise en relation par recommandation
• Contacte une autre personne dans l'équipe pour remonter l'info

Le téléphone n'est qu'un canal. L'important, c'est de créer une ouverture, même si elle passe par un autre biais.

Approche directe : maîtriser l'art du scénario pour joindre un talent ou un prospect

Si aujourd'hui avec LinkedIn, il est simple de sourcer des profils et de leur envoyer des messages, sache qu'il n'y a pas si longtemps que ça, les chasseurs de têtes créaient des scénarios pour passer les barrages de secrétaires et entrer en contact avec certaines personnes. Ces « mensonges » créés de toutes pièces sont d'ailleurs en grande partie à l'origine de la mauvaise réputation de ces professionnels de l'approche directe. Leur rôle était de se faire passer pour une personne qui aurait une excellente raison de parler au directeur, à un manager ou à un profil technique de l'entreprise. Cette pratique tend à diminuer mais certains prennent encore un certain plaisir à l'utiliser.

Quelques idées de scénarios pour avoir un candidat ou un prospect en ligne :

• Je suis journaliste et je souhaiterais interviewer M. ou Mme X au sujet de XY
• Je suis son voisin ou sa voisine, je dois lui parler de toute urgence, il ne répond pas à son portable
• Se faire passer pour le directeur ou un représentant connu d'une filiale de l'entreprise : « M. X de l'agence de Bruxelles, je dois échanger avec lui au sujet de XY »
• Je suis « un prospect », « un client », « un technicien »… il attend mon appel

La secrétaire n'est pas ton ennemie, c'est ton arbitre

Passer les barrages des secrétaires fait partie du job quand tu es chasseur de têtes. Le cold calling est un jeu de posture, de persuasion et de crédibilité. Si tu es préparé, professionnel et pertinent, tu augmenteras nettement tes chances d'obtenir la bonne personne au téléphone.

Rappelle-toi : la secrétaire n'est pas ton ennemie, c'est la gardienne d'un temps précieux. À toi de montrer que tu mérites ce temps et que ton appel vaut l'attention du décideur ou du talent que tu tentes de joindre.